ITK-workshop: sopimusmalli

Päivitetty 2.11.2022

Sopimuksen kohde

Hämeenlinnassa hotelli Aulangolla ja Sokos Hotel Vaakunassa järjestettävän ITK-konferenssin yhteydessä järjestettävän ITK-workshopin toteuttaminen ja toteutuskustannusten jakaminen. Workshopit ovat keskiviikkoisin joko kokopäiväisiä klo 10-17 (lounastauko klo 13-14) tai puolipäiväisiä klo 10-13 tai 14-17. Sisällöltään workshopit ovat mahdollisimman toiminnallisia. 

Sopijaosapuolet

ITK-konferenssin järjestäjät (jäljempänä ITK-organisaatio), joka hallinnoi ITK-konferenssin ja workshopien toteutustiloja ja ITK-tiedotteita sekä workshopin toteuttajaorganisaatio (jäljempänä Toteuttaja). 

Sopimusehdot

  1. ITK-organisaatio järjestää vuosittain tilat ja mahdollisuuden ITK-workshopien järjestämiseen hotelli Aulangolla ja Sokos Hotel Vaakunassa. Tiloja on rajallinen määrä.

  2. Toteuttaja hakeutuu workshopin järjestäjäksi ensisijaisesti ITK-organisaation vuosittain järjestämän Call for Papers kautta. ITK-organisaatio valitsee Toteuttajat tilojen sallimissa puitteissa.

  3. Toteuttaja vastaa workshopin käytännön toteuttamisesta, workshopin edellyttämien esittäjien, ohjaajien ym. kuluista, erikoislaitteiden hankkimisesta ja kustannuksista, tiedottamisesta ja markkinoinnista sekä näistä aiheutuvista kustannuksista. 

  4. ITK-organisaatio ottaa workshopin nimen ja lyhyen kuvauksen painettuun ITK-konferenssin ohjelma- ja muihin julkaisuihin sekä tiedottaa workshopeista muun konferenssitiedottamisen yhteydessä.

  5. ITK-organisaatio ottaa vastaan workshopin ilmoittautumiset ja laskuttaa mahdolliset osanottomaksut osallistujilta.

  6. Toteuttaja vastaa oman workshopinsa markkinoinnista ja sen aiheuttamista kustannuksista.

  7. Toteuttaja maksaa ITK-organisaatiolle tilavuokran ja hallintomaksun. Tilavuokra on koko päivän workshopista 450 € + alv  ja puolen päivän workshopista 225 € + alv. Tilan varusteina on datatykki, valkokangas ja internet-yhteys. ITK-organisaation hallintomaksu on 15 € + alv workshopin osanottajaa kohti. Maksujen eräpäivä on ennen workshopin toteutuspäivää.

  8. Mahdollinen workshopin peruutus tulee tehdä 29.3.2023 mennessä. Myöhemmin peruutetun workshopin osalta laskutamme tilavuokran.