ITK workshop agreement template

1. Sopimuksen kohde

Tämä sopimus koskee ITK-konferenssin yhteydessä Tampere-talossa 23.4.2025 järjestettävän ITK-workshopin toteuttamista ja siihen liittyvien kustannusten jakamista. 

Workshopit järjestetään ITK-konferenssin yhteydessä 23.4.2025 klo 10-17. Yksittäisen workshopin kesto voi olla 1 h 15 min, 3 h tai 7 h. 

Workshopin tulee olla sisällöltään mahdollisimman toiminnallinen.

Contracting parties

ITK-organisaatio: ITK-konferenssin järjestäjät, jotka hallinnoivat konferenssin ja workshopien toteutustiloja sekä ITK-tiedotteita.

Toteuttaja: Workshopin toteuttamisesta vastaava organisaatio.

3. Sopimusehdot

3.1. Tilojen Järjestäminen

ITK-organisaatio varaa vuosittain tilat ITK-workshopeille. Tiloja on rajallinen määrä.

3.2. Workshopin Toteuttaminen

Toteuttaja hakeutuu workshopin järjestäjäksi ensisijaisesti ITK-organisaation vuosittaisen Call for Papers -prosessin kautta. ITK-organisaatio valitsee workshopit tilojen sallimissa puitteissa.

Toteuttaja vastaa seuraavista:

• Workshopin käytännön järjestelyt.
• Esittäjien, ohjaajien ja muun henkilöstön kustannukset.
• Erikoislaitteiden hankinta ja niistä aiheutuvat kustannukset.
• Workshopin tiedotus ja markkinointi sekä niihin liittyvät kustannukset.

3.3. ITK-organisaation vastuut

ITK-organisaatio:

• Sisällyttää workshopin nimen ja lyhyen kuvauksen ITK-konferenssin ohjelmaan ja muihin julkaisuihin.
• Tiedottaa workshopeista osana konferenssin tiedotusta.
• Ottaa vastaan workshopin ilmoittautumiset ja laskuttaa mahdolliset osallistumismaksut osallistujilta.

3.4. Maksut ja peruutusehdot

Toteuttaja maksaa ITK-organisaatiolle tilavuokran ja hallintomaksun seuraavasti:

Workshopin mahdollinen peruutus tulee tehdä viimeistään 25.3.2025. Myöhemmin peruutetusta workshopista peritään tilavuokra.