Posterin pdf-versio Posterina esittelemme huoneentaulun: Sopuisaa elämää Studentan kanssa. 

Huoneentaulu kuvaa 7 askelta onnistuneeseen tietojärjestelmän käyttöön. Huoneentaulu on valmis käyttöön otettavaksi missä tahansa oppilaitoksessa, missä painiskellaan tietojärjestelmien käyttöön liittyvien haasteiden kanssa.  

Me olemme kokeneet tämän seitsemän askeleen ”ohjelman” opettavaiseksi ja hyödylliseksi, joten haluamme jakaa sen muidenkin hyödynnettäväksi.  

Huoneentaulu on muotoiltu niin, että se ei ole sidoksissa organisaatioon tai järjestelmään. Näin ollen se on helppo ottaa käyttöön muuallakin. Askeleita on myös helppo muokata omiin tarpeisiin tai käyttää soveltuvin osin. 

Taustaa, miksi askeleita tarvitaan: 

Kukaan ei tykkää tietojärjestelmistä. Dokumentointi koetaan raskaaksi, opettajien mielestä se on ylimääräistä työtä. Kun järjestelmä ei toimi, se vie valtavasti aikaa. Kun joudut kirjaamaan samaa asiaa eri paikkoihin, se turhauttaa. 

Ammatillisessa koulutuksessa meillä on oma opiskelijahallintajärjestelmämme Studenta. Sen lisäksi tietoa dokumentoidaan ja varastoidaan kahteen valtakunnalliseen järjestelmään.  

Jokaisesta opiskelijasta dokumentoidaan hakeutumisen tietoja, henkilökohtaistamiseen ja opiskelupolun suunnitteluun liittyviä tietoja (HOKS), näyttöjen ja arvioinnin tietoja sekä tarvittaessa esim. erityisen tuen päätöksiä tai ongelmatilanteiden hoitamista. 

Oppilaitoksesta ja järjestelmästä riippumatta kaikki painiskelevat samojen haasteiden kanssa. Miten saadaan dokumentoinnista sujuva osa arkea? Miten tietojärjestelmä palvelee tarpeitamme? Noudatammeko varmasti kaikkia lakipykäliä? Me tasapainoilemme jatkuvasti byrokratian ja sujuvan arjen välimaastossa.  

Tietojärjestelmän tehtävä on auttaa eikä hankaloittaa. Sen tulee olla työkalu, jota osataan käyttää. Sitä tulee käyttää päivittäin osana normaalityötä. Dokumentaatio ei saa olla ylimääräinen paha, mikä tehdään jos jaksetaan. Tietojärjestelmää ei pidä pitää peikkona vaan ystävänä. 

Jokainen meistä haluaa onnistua työssään ja olla sopusoinnussa välttämättömien työkalujen kanssa. Vaikka se ei ole itsestäänselvyys, sopu ja mielenrauha on kuitenkin mahdollista saavuttaa. Sen eteen kannattaa tehdä töitä! 

Sopuisaa elämää Studentan kanssa –huoneentaulu posterina voi inspiroida ja oivalluttaa sellaisenaan tai sitä voidaan soveltaen käyttää uuden oppimiseen monenlaisissa koulutusorganisaatioissa.