Kukaan ei tykkää tietojärjestelmistä. Dokumentointi koetaan raskaaksi, opettajien mielestä se on ylimääräistä työtä. Kun järjestelmä ei toimi, se vie valtavasti aikaa. Kun joudut kirjaamaan samaa asiaa eri paikkoihin, se turhauttaa. 

Vantaan ammattiopisto Variassa meillä on oma opiskelijahallintajärjestelmämme Studenta. Sen lisäksi ammatillisessa koulutuksessa tietoa dokumentoidaan ja varastoidaan kahteen valtakunnalliseen järjestelmään. Jokaisesta opiskelijasta dokumentoidaan hakeutumisen tietoja, henkilökohtaistamiseen ja opiskelupolun suunnitteluun liittyviä tietoja (HOKS), näyttöjen ja arvioinnin tietoja sekä tarvittaessa esim. erityisen tuen päätöksiä tai ongelmatilanteiden hoitamista. 

Oppilaitoksesta ja järjestelmästä riippumatta kaikki painiskelevat samojen haasteiden kanssa. Miten saadaan dokumentoinnista sujuva osa arkea? Miten tietojärjestelmä palvelee tarpeitamme? Noudatammeko varmasti kaikkia lakipykäliä? 

Kun tasapainoilemme byrokratian ja sujuvan arjen välimaastossa, tietojärjestelmän tehtävä on auttaa eikä hankaloittaa. Sen tulee olla työkalu, jota osataan käyttää. Sitä tulee käyttää päivittäin osana normaalityötä. Dokumentaatio ei saa olla ylimääräinen paha, joka tehdään, jos jaksetaan. Tietojärjestelmää ei pidä pitää peikkona vaan ystävänä. 

Jotta järjestelmien täyteisestä arjesta saadaan sujuvaa, olemme laatineet huoneentauluksi seitsemän onnistumisen askelta. Askeleiden taustalla on ajatus siitä, että onnistuminen on jokaisen vastuulla. Me kaikki voimme pienillä asioilla edistää sitä, että järjestelmän käyttö on sujuva osa arkea. Mielestämme paras tulos saavutetaan, kun ollaan itse aktiivisia eteen tulevissa haastekohdissa. Ratkotaan ongelmia aktiivisesti. 

Jotta tietojärjestelmää voidaan käyttää onnistuneesti, tulee tekemisen prosessit olla kunnossa. Paraskaan järjestelmä ei korvaa puuttuvia toimintamalleja. Valjastetaan järjestelmä tekemisen avuksi eikä antauduta sen vietäväksi. Vaikutusmahdollisuuksia on kyllä. 

Asioiden kiteytys huoneentauluun tuntui meistä hyödylliseltä ja on tuottanut meille oivalluksia. Huoneentaulu helpottaa ensin tarpeellisista askeleista viestimistä ja sen myötä onnistumisen askeleiden ottamista. 

ITK-seminaarissa esittelemme huoneentaulun ja jaamme sen kaikkien vapaaseen käyttöön. Huoneentaulun esittelyn lisäksi kerromme käytännön esimerkkejä siitä, mitä kukin askel tarkoittaa meillä Variassa. Esimerkkien kautta avaamme, mitä askeleita olemme jo ottaneet tai mitä meillä on työn alla, ja ennen kaikkea; mitä olemme oppineet. 

Jokainen meistä haluaa onnistua työssään ja olla sopusoinnussa välttämättömien työkalujen kanssa. Vaikka se ei ole itsestäänselvyys, sopu ja mielenrauha on kuitenkin mahdollista saavuttaa. Sen eteen kannattaa tehdä töitä!