Koulun sisäinen viestintä on olennaista ydintyön kannalta. Tehoton viestintäkulttuuri vie aikaa ja kuormittaa kaikkia osapuolia - opettajia, henkilökuntaa ja koulun hallintoa. Tarvittavan tiedon etsiminen Wilma-viesteistä, sähköposteista, liitetiedostoista ja tiedostopankeista on turhauttavaa ja järjetöntä ajankäyttöä.

Yksityisen puolen asiantuntijaorganisaatiot ovat siirtäneet sisäisen viestinnän sähköpostista muille alustoille, ja tämä on parhaimmillaan mahdollistanut toimintakulttuurin kehityksen suuntaan, jossa asiantuntijuutta ja kokemuksia jaetaan lateraalisesti. Kouluissa opettajan työtä tehdään suurilta osin yksin, mutta osaamisen ja koulukulttuurin sosiokonstruktivistinen kehittäminen vaatii yhteistyössä tehtävää tiedonrakentamista. Yhteisöllisyyden näkökulmasta toimivan viestinnän avulla työntekijä tuntee kuuluvuutta kouluyhteisöön ja on aktiivisesti mukana oppivan yhteisön toiminnassa.

Aloitimme molemmat Kulosaaren yhteiskoulussa opettajina syksyllä 2020 ja meillä molemmilla oli kokemuksia sisäisen viestinnän erilaisista ratkaisuista koulukontekstissa. Huomasimme nopeasti, että uudessa työpaikassa pitkään käytössä ollut perinteinen sähköpostipohjainen viestintäratkaisu ei toimi. Jo tällöin oli tiedossa koulun merkittävä laajeneminen vuoteen 2024 mennessä ja sen myötä yhä lisääntyvä tarve tehokkaaseen viestintään.

Koulumme on ketterä ja tukee opettajalähtöisiä kehittämisprojekteja. Me otimme viestintäuudistuksesta kopin Digierko-kehittämistehtävän kontekstissa. Tämä tarkoittaa, että meille on resursoitu työaikaa, olemme saaneet ohjausta eri asiantuntijoilta sekä olemme päässeet vertailemaan parhaita käytänteitä muista kouluista. Tältä pohjalta luommekin uutta viestintästrategiaa ratkaisukeskeisesti: käyttäjälähtöisyys ja opettajien aito osallisuus strategiatyön kaikissa vaiheissa sitouttaa.

Visiona konkreettisesta työkalusta on digitaalinen kanavapohjainen pikaviestinsovellus, joka toimii kaikilla päätelaitteilla. Näitä alustoja saa vaikkapa Teams- tai Slack-kaupasta, mutta kiinnostavin haaste on se, miten viestintästrateginen muutos suunnitellaan huolella sekä toteutetaan systemaattisesti ja läpäisevästi. 

Esittelemme viestintäuudistuksen kokeilua ja sitä, miten tavoitteena oli siirtyä yksipuolista viestintää mahdollistavasta sähköpostitulvasta kohti monipuolista viestintää tukevaa ratkaisua. Kerromme, miten kartoitimme erilaisia viestintätarpeita, toteutimme opettajia osallistavia työtapoja ja esittelemme luomamme viestinnän ohjeistuksen. Viestintästrategia on kehittämisen prosessi, jossa jatkuvasti arvioidaan viestinnän toimivuutta: tarpeet ja viestintäkulttuuri kehittyvät ja elävät, joten käytänteiden tulee myös muuttua. Toisin sanoen: emme esittele projektia, vaan prosessin.