Varhaiskasvatuksen digitalisaatio on ollut kuuma peruna jo muutaman vuoden. Tarve, motivaatio ja innostus varhaiskasvatuksen digitalisaation edistämiseen on monessa kunnassa ilmassa, mutta toimivia keinoja saattaa tarpeet ja suunnitelmat todellisuudeksi voi olla vaikeampi löytää. Kaupunkimme prosessikuvauksella tarjoan yhtä tapaa viedä eteenpäin tätä poikkihallinnollista prosessia tehdä hienoista ja hyvistä suunnitelmista toimivaa todellisuutta. Konkreettisena esimerkkinä digitalisaation prosessista käytän kaupunkimme pedagogisen dokumentoinnin toteuttamisen tietoturvallista käyttöönottoa Teams-ympäristössä moninaisella laitekannalla. Prosessissa kuvaan koko työskentelymallin ajatuksesta suunnitteluprosessiksi sekä testauksesta toiminnaksi. Selvitän päätöksenteko- sekä suunnitteluprosessin sekä kunkin toimijan roolin prosessissa sekä esittelen käytössä olevat, asiaan liittyvät dokumentit.

Kaupungissamme on vuodesta 2020 tehty määrätietoista työtä varhaiskasvatuksen digitalisaation edistämiseksi. Toiminta käynnistettiin hankerahoituksilla ja samassa yhteydessä siirryttiin varhaiskasvatuksen asiakashallintajärjestelmästä toiseen. Tämä siirros edellytti digitaalisten laitteiden sekä tietoverkkojen ulottamista entistä tehokkaammin myös varhaiskasvatuksen toimintayksikköihin. Tässä kohdin hankerahoituksella kaupunkiin palkattiin erillinen työntekijä, digikehittäjä, viemään tätä uudistamista eteenpäin. Digikehittäjän tehtävänä oli suunnitella varhaiskasvatuksen digitalisaation edistämisen rakenne sekä toimia yhteistyössä kaupungin tietohallinnon kanssa toimivan digitaalisen ympäristön järjestämiseksi varhaiskasvatuksessa. Hankerahoituksen päätyttyä digikehittäjän toimi jatkuu osana sivistyspalveluiden digitutorin vakanssia.

Varhaiskasvatus toimintakenttänä on täysin poikkeuksellinen muuhun sivistystoimialaan verrattuna mm. sen maksullisuuden ja henkilöstön moninaisen koulutustaustan vuoksi. Samaan aikaan toiminnan muodot ja tilat ovat kirjavia integroiduista pienryhmistä perhepäivähoitoon ja esiopetuksen täydentävään varhaiskasvatukseen. Toimintaa järjestetään sekä yksityisissä että kunnallisissa päiväkodeissa, perhepäivähoidossa hoitajan omassa kodissa jne. Kenttä on valtava ja tarpeet vaihtelevat lähes rakennuksesta ja työntekijästä riippuen. Tästä johtuen varhaiskasvatuksen digitalisaation kehittäminen vaatii laajaa kartoitusta, perehtymistä, kärsivällisyyttä ja ennakkoluulotonta ongelmanratkaisua sekä kentän, varhaiskasvatustoimiston, tietohallinnon että päätöksenteon toimijoilta. Näiden kaikkien palasten yhteen liittäminen uusien toimintatapojen kehittämiseksi ja jalkauttamiseksi saattaa ensipuraisulla tuntua mahdottomalta, mutta hyvällä ja selkeällä prosessilla näinkin laajalla kentällä saadaan tehokkaita uudistuksia hyväksyttävällä aikataululla aikaiseksi.

Kaupunkimme varhaiskasvatuksen digitalisaation prosessissa toimivat, hieman asian luonteesta riippuen, seuraavat tahot: kenttä, varhaiskasvatustoimisto, sivistysjohtaja, opetuspäällikkö, sivistyspalveluiden digitutor, varhaiskasvatuksen digitutorit, tvt-koordinaattori, tietohallinto, tietohallinnon johtoryhmä ja varhaiskasvatuksen johtoryhmä. Näillä kaikilla toimijoilla on omat roolinsa prosessin kulussa. Vaikka mikään prosessi ei koskaan ole todella valmis, pääpirteissään varhaiskasvatuksen digitalisaation prosessimme on kuitenkin selkeä ja noudattaa samaa kaavaa. Tätä kaavaa ja toimintamallia on lähdetty ulottamaan toimivuutensa vuoksi myös perusopetukseen.

Pedagogisen dokumentoinnin kustannus- ja aikatehokkaan ratkaisun tarve hektisessä varhaiskasvatusarjessa sekä toisaalta digitaalisen tietosuojan vaade on haastava yhdistelmä. Näiden kahden asian yhdistäminen sekä saattaminen suunnittelupöydältä käytännön toimintatavaksi vaati käytännössä kaikkien edellä kuvattujen toimijoiden ponnistuksia, jotta kaupunkiimme saatiin malli, joka toimii tietoturvallisesti sekä yhteiskäyttölaitteissa että henkilökohtaisissa laitteissa, ja on samalla riittävän helppokäyttöinen jokaiselle varhaiskasvatuksen toimijalle sekä jokaisen kodin ulottuvilla.

Moninaisten kompastusten kautta maaliin pääsyn innoittamana haluan esitellä ITK-konferenssissa kaupunkimme varhaiskasvatuksen digitalisaation prosessin edellä kuvatun käytännön esimerkin kautta. Toivon, että kaupunkimme prosessikuvauksella moni varhaiskasvatuksen digitalisaation käynnistämisen kanssa kamppaileva kunta ja toimija saisi käytännön oljenkorsia, joiden avulla päästä työssään alkuun tai saisi vertailupohjaa omien prosessiensa arviointiin ja ideaalitilanteessa meidän prosessimme ”parastamiseen”.